Порядок роботи із зверненнями громадян

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови районної
державної адміністрації
28 травня 2013 року № 292

 

Порядок 
роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою,
організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян

1. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року (із змінами), Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», визначає основні вимоги до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом райдержадміністрації, прийому за місцем проживання громадян у Близнюківському районі.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством, надійшли через органи влади, засоби масової інформації, від інших органів, установ, організацій.

2. Письмові звернення можуть бути:

- індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;

- колективні – звернення, подані групою осіб;

- первинні;

- повторні:

а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;

б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляду в райдержадміністрації;

в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;

г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі питання, підняті в попередньому зверненні;

- неодноразові – це звернення громадян, що надходять до органу влади з одного й того ж питання і надсилається громадянином за короткий проміжок часу, а на попереднє звернення відповідь ще не надано, або надано обґрунтовану відповідь, проте автор з будь-яких причин продовжує надсилати звернення з таким самим змістом;

- масові – це звернення, що надходять до органу влади у великих кількостях від різних громадян з однаковим змістом чи суттю питання.

- дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що направлені різним адресатам та які надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належність до райдержадміністрації для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;

- анонімні – письмові звернення не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство.

3. Листи громадян, що надійшли на адресу райдержадміністрації поштою, отримує загальний відділ апарату райдержадміністрації та в день отримання передає головному спеціалісту по роботі із зверненнями громадян загального відділу апарату райдержадміністрації (далі – відділ).

4. Працівник відділу:

- перевіряє наявність конверта та додатків до листа, а також відповідність вимогам ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;

- визначає суть, характер і короткий зміст звернення;

- перевіряє чи є воно повторним або дублетним;

- реєструє в журналі звернень громадян (прізвище, ім'я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з органу влади вищого рівня, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), робить позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додає особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому.

5. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернення у відділі здійснюється у день надходження.

6. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученням Президента України, Прем’єр-міністра України або Голови Верховної Ради, розглядаються особисто головою райдержадміністрації, а в разі його відсутності – заступником, на якого покладено виконання обов’язків голови райдержадміністрації.

7. Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або немає дати, не викладено суть

порушеного питання), повертається авторові працівником загального відділу з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу.

8. Рішення про повернення звернення авторові приймає голова районної державної адміністрації. Відповідь заявнику з роз’ясненням вимог ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує головний спеціаліст відділу. Відповідь надається заявнику за підписом голови райдержадміністрації.

9. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

10. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень районної державної адміністрації, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до райдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю та напрямами діяльності приймає голова районної державної адміністрації. Звернення направляється визначеному органу супровідним листом із проханням повідомити заявника про результати розгляду його звернення.

11. Голова районної державної адміністрації, перший заступник, заступники голови, керівник апарату райдержадміністрації знайомляться зі змістом звернення, визначають виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань.

У разі потреби вносять пропозиції щодо призначення виконавцю комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги.

12. Розглянуті керівництвом райдержадміністрації письмові звернення передаються до відділу для подальшого опрацювання.

У журналі реєстрації пропозицій, заяв та скарг громадян працівником відділу робиться відмітка дати надходження звернень до відділу.

13. Контролю за вирішенням питань громадян підлягають:

- листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;

- листи, у резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

14. Головний спеціаліст відділу:

- заносить до реєстраційно-контрольної картки резолюції керівництва райдержадміністрації та дату контролю;

- готує до відправки оригінали звернень з додатками та необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька.

15. Контроль за вирішенням питань громадян покладається на заступників голови райдержадміністрації.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ.

Головний спеціаліст відділу отримує від виконавця інформацію щодо розгляду питання (у т.ч. копію відповіді заявнику), проставляє відмітку в реєстраційно-контрольній картці виконавця із зазначенням дати надходження відповіді до відділу та всі матеріали по справі передає заступникам голови райдержадміністрації для перевірки змісту відповіді, повноти вирішення питання та доповіді відповідальному керівнику.

16. Термін розгляду звернень установлюється керівництвом райдержадміністрації відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до райдержадміністрації приймає керівництво районної державної адміністрації, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

17. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

18. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

19. Керівники самостійних структурних підрозділів райдержадміністрації до 5 числа місяця, що настає за звітним періодом, надають до відділу інформацію про стан вирішення звернень за попередній квартал, допущені порушення під час вирішення та розгляду звернень, недоліки при виконанні підпорядкованими установами, направлення їм зауважень із цього приводу, зазначають причини порушень і вжиті заходи.

ІІІ. Порядок організації і проведення особистого прийому
громадян в райдержадміністрації

1. Прийом громадян керівництвом райдержадміністрації здійснюється згідно графіка, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації.

За результатами розгляду звернень громадян надаються письмові відповіді на усні звернення громадян.

2. Інформація про порядок проведення особистого прийому громадян в райдержадміністрації і графік прийому опубліковуються в засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті райдержадміністрації, розміщуються у приміщеннях райдержадміністрації, виконкомів селищної і сільських рад.

3. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

4. Особистий прийом громадян головою райдержадміністрації , першим заступником, заступниками голови, керівником апарату районної державної адміністрації, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації проводиться згідно із затвердженими графіками з питань, вирішення яких належить до повноважень райдержадміністрації, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між керівними працівниками райдержадміністрації.

Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», проводиться особисто головою райдержадміністрації, його заступниками, керівником апарату райдержадміністрації, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів райдержадміністрації першочергово у дні прийому згідно з графіком.

5. Під час запису громадян на особистий прийом голови райдержадміністрації проводиться співбесіда, за результатами якої:

- з’ясовують прізвище, ім'я, по батькові громадянина, місце проживання, соціальний статус, зміст питання (викладено по суті в письмовій формі), посадові особи, до яких заявник звертався за місцем проживання, і рішення, що було прийнято з цього питання;

- вивчають питання, з яким громадянин бажає звернутися на особистий прийом голови райдержадміністрації.

Якщо громадянин звертається до райдержадміністрації повторно, з’ясовується, до кого із заступників голови райдержадміністрації або якого структурного підрозділу райдержадміністрації він уже звертався і яке рішення було прийнято. При цьому перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, дані заявника та суть його питання вноситься до списку громадян, які бажають звернутися на особистий прийом голови райдержадміністрації.

Громадяни, вирішення питань яких на день прийому знаходиться на розгляді за дорученням керівництва райдержадміністрації у структурних підрозділах райдержадміністрації, головою райдержадміністрації з цих же питань не приймаються.

6. Головний спеціаліст відділу, присутній на особистому прийомі у голови райдержадміністрації, організовує його проведення та оформлення в журналі особистого прийому громадян.

7. Особистий прийом громадян першим заступником, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації здійснюється згідно з графіком в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

ІV. Порядок проведення керівництвом райдержадміністрації
виїзних особистих прийомів громадян за місцем їх проживання

1. Водночас з особистими прийомами громадян керівництвом райдержадміністрації здійснюються і виїзні зустрічі з населенням в сільських радах.

Графіки виїзних прийомів громадян заздалегідь розробляються спеціалістами, затверджуються головою районної державної адміністрації і оприлюднюються на сторінках районної газети та офіційного веб-сайту. Дані графіки містять інформацію про дні проведення, місце і час прийому.

2. Після затвердження головою райдержадміністрації графік виїзних прийомів громадян направляється:

- першому заступнику, заступникам голови райдержадміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації – для виконання;

- органам місцевого самоврядування, підприємствам, організаціям, передбаченим графіком, для проведення підготовчої роботи з організації виїзного особистого прийому громадян керівництвом райдержадміністрації.

3. Органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, де заплановано проведення виїзного прийому:

3.1. Доводять до відома населення інформацію щодо днів і часу прийому.

3.2. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

4. Під час проведення прийому головою райдержадміністрації, головний спеціаліст:

- приймає від громадян звернення;

- забезпечує передачу звернень, що подані на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, безпосередньо тій установі, організації, відомству, у віданні яких знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка проводила прийом громадян;

- вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються на особистому (виїзному) прийомі до керівництва районної державної адміністрації;

- контролює додержання графіка особистого прийому громадян у райдержадміністрації, а також виїзних прийомів. Про факти непроведення прийомів інформує голову райдержадміністрації через керівника апарату райдержадміністрації.

Відповіді на звернення, що надійшли на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, надаються заявниками посадовими особами відповідно до доручення керівництва райдержадміністрації або особисто.

V. Вирішення звернень громадян і надання відповідей заявникам

1. Керівники органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, яким доручено керівництвом райдержадміністрації розгляд звернень громадян, зобов’язані уважно вивчати їх суть, у разі потреби отримувати від виконавців необхідні матеріали та направляти працівникам цих органів на місця для перевірки фактів, викладених у зверненні, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати, усувати причини, умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, детально вивчають їх суть, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація голові райдержадміністрації або його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику в установлений керівництвом термін.

Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву райдержадміністрації та письмова відповідь заявникам за підписом керівників структурних підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого самоврядування та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.

4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

5. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам дані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

6. Відповіді інвалідам Великої вітчизняної війни, звернення яких надійшли до райдержадміністрації та розглянуті головою райдержадміністрації, надаються за його особистим підписом керівним працівником райдержадміністрації. Проект відповіді готує виконавець.

7. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступники голови райдержадміністрації, то збір, узагальнення інформації та підготовку проекту відповіді заявнику за дорученням керівництва райдержадміністрації здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають йому проекту обґрунтованих відповідей не пізніше ніж за 4 робочих дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом райдержадміністрації.

8. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.

9. Підписані головою райдержадміністрації відповіді заявникам передаються відділу для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

10. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом 5 років за алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Відділ може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, у інших випадках – тільки окремі копії документів.

11. Головний спеціаліст відділу за першою вимогою заявника надає йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

 

Керівник апарату районної 
державної адміністрації                                                        Н.М.Покас